Listas de espera
Vamos a explicar en este apartado cómo configurar una Lista de Espera en nuestro evento así como numerosas funcionalidades que nos brinda la plataforma.
La Lista de Espera es un estado del evento que se activa al haber alcanzado un máximo de inscritos.
Es posible configurarla a nivel general del evento o para una tarifa concreta. La Gestión de la misma es sencilla e intuitiva
. Lista de Espera (opción general)
En este caso, la Lista de Espera se activará para todo el evento.
Configurar el Límite de inscritos
Si queremos que se active Lista de espera en nuestro evento deberemos tener un número configurado en el limite de inscritos tal y como señalamos en la imagen.
Activar la Lista de Espera
Como podemos ver en la imagen, en la web de nuestro evento, el botón "Inscríbete" ha sido sustituido por "Lista de Espera".
Lista de espera con prepago
Es posible configurar que el cobro de la inscripción se efectúe, aunque el registro sea en lista de espera y se considere "no participante".
Si finalmente esos registros no se van a aceptar, podrás hacer la anulación y devolución de esos importes.
. Lista de Espera (opción tarifa)
Es posible configurar la lista de espera solamente en una o varias tarifas específicas.
Configurar el Límite de inscritos en TARIFA
(no desde el límite general del evento)
Activar la Lista de Espera.
En pestaña Configuración avanzada al editar esa misma tarifa en la parte de abajo, debemos activar la Lista de Espera.
Como vemos en la imagen 3 en la parte pública sale únicamente la tarifa que hemos configurado en Lista de Espera.
Ten en cuenta que la limitación agrupando tarifas NO es compatible con Listas de Espera
Lista de espera con prepago
Es posible configurar que el cobro de la inscripción se efectúe, aunque el registro sea en lista de espera y se considere "no participante".
Si finalmente esos registros no se van a aceptar, podrás hacer la anulación y devolución de esos importes.
GESTIONAR la Lista de Espera
En el menú Participantes-Consulta y Edición-pestaña Lista de Espera puedes consultar los inscritos en Lista de Espera.
Como se ve en la imagen diferenciamos diferentes estados de un inscrito en Lista de Espera.
Como vemos en la imagen "Antonio Crespo Crespo" ocupa el primer puesto de la Lista de Espera.
A partir de esta consulta puedes optar por:
- Invitarle al pago (para que pase a Inscrito)
- Pasarle a Inscrito Gratuito (que pase a inscrito sin pagar)
- Rechazar (rechazarlo de Lista de Espera)
- Descargar justificante
- Ver movimientos que ha sufrido su inscripción.
Recuerda que en la pestaña de Registros también saldrá cualquier inscrito en Lista de Espera.
También es posible activar una lista de espera requiriendo el pago. En este caso podrás realizar la devolución de cada persona que no finalmente no participe
Invitar al pago
Desde consultas, en la pestaña Lista de Espera, en el botón de acciones pulsamos en "a pendiente de pago".
Automáticamente le llegará al inscrito un correo electrónico con un enlace y código para realizar el pago. Ver ejemplo en las imágenes.
Si la persona se ha inscrito en otro Idioma, le llegarán estos mensajes en el idioma que se haya inscrito.
El pago será siempre el importe original en el momento de registrarse en Lista de Espera. Coincidirá con el justificante pdf que recibió el deportista. Los importes no se actualizan
Mover en bloque a pendiente de pago
Puedes mover "por lotes" a los registros en Lista de Espera para invitarles al pago y así no tener que ir uno por uno.
Al pulsar sobre el botón se solicitará la cantidad de registros que quieres mover a "Pendientes de pago". Se enviarán siguiendo el orden de la lista de espera.
Los inscritos recibirán la comunicación para el pago vía email.
Validez de la invitación
El enlace NO CADUCA por si solo. Estará operativo siempre y cuando la inscripción esté en el estado "Pendiente de pago".
La invitación estará activa, independientemente del periodo de inscripciones configurado en el evento.
Para desactivar el link enviado al participante, y cancelar la invitación, debes cambiarlo de estado a "en espera" o "rechazados"
Rechazar
Podemos Rechazar a alguien que esté pendiente de pago por varios motivos, por ejemplo porque ha sobrepasado el plazo que le dimos para inscribirse.
Recuerda: El enlace estará operativo siempre y cuando la inscripción esté en el estado "Pendiente de pago". La invitación estará activa.
Para desactivar el link enviado al participante, y cancelar así la invitación, debes cambiarlo de estado
Los participantes recibirán la notificación por el correo electrónico.
Es posible mover cualquier inscripción al estado que quieras. Puedes revertir una invitación o volver a invitar a una persona previamente rechazada
Pasar a inscrito gratuito
Simplemente es pasar un inscrito que se encuentra en Lista de Espera a la lista de Participantes directamente sin hacer ningún pago.
Ver el histórico de movimientos
Para hacer un seguimiento de una inscripción, saber cuándo se registró en lista de espera, cuándo se le invitó a participar o cuándo se le rechazó, pulsa en el botón de acciones "..." en el menú "Información movimientos"
Verás todos los movimientos cronológicamente.
