Análisis de documentación con IA

Nuevo sistema de validación automática de documentos con IA

Incorporamos una nueva funcionalidad que permite validar automáticamente documentos mediante Inteligencia Artificial.

Esta herramienta resulta especialmente útil en preguntas que requieren la subida de documentación por parte del participante (acreditación de cajón de salida, certificados médicos, licencias federativas u otros documentos justificativos).

Apartados en la pantalla

La pantalla se divide en cuatro zonas:

1. Botones de acción

• Analizar con IA: Abre el asistente para configurar y lanzar el análisis con IA (ver sección siguiente).

• Revisión de documentos: Abre el revisor para ver los documentos uno a uno y validarlos o rechazarlos manualmente.

2. Filtros por estado de la documentación

Cada filtro muestra cuántos participantes hay en ese estado. Al pulsarlo, la lista se filtra.

• Todos: Todos los participantes del evento.

• Sin documentación: El participante no ha subido ningún documento.

• Pendiente de validar: Ha subido documentación y nadie la ha revisado todavía.

• Documentación rechazada: El documento se ha rechazado; el participante puede subir uno nuevo.

• Validada: La documentación se ha dado por buena.

3. Panel Análisis con IA

Muestra el modo de análisis activo (Manual o Automático) y el progreso del escaneo:

• Escaneados, pendientes de aplicar: La IA ya ha hecho su propuesta, pero falta que la aceptes.

• Pendientes de escanear: Documentos que la IA aún no ha revisado.

• La IA no ha podido decidir: Documentos que la IA no ha sabido clasificar; revísalos a mano.

El botón Escanear X nuevos lanza el escaneo de los documentos pendientes con la configuración guardada.

4. Lista de participantes

Cada fila muestra:

• Participante: nombre y localizador de la inscripción.

• Tarifa: la tarifa en la que se inscribió (por ejemplo, Tarifa media maratón).

• Estado: estado general de su documentación.

• Cajón: la pregunta de documento que ha respondido (por ejemplo, Acreditación marca -1H15), su estado y si la IA ya lo ha escaneado (Sin escanear).

• Icono de documento: abre el revisor de ese participante.

• Icono de reloj: muestra los escaneos de la IA para ese participante (activo solo cuando ya se ha escaneado).

Ej con nombres ficticios:

Configurar y lanzar el análisis con IA

Al pulsar Analizar con IA se abre un asistente de cuatro pasos. Puedes moverte entre ellos con Volver y Siguiente, o pulsando el nombre del paso arriba.

Paso 1 · Criterios

Aquí escribes cuándo es válido cada tipo de documento, como se lo explicarías a la persona que revisa a mano. La IA seguirá estas reglas al decidir. Hay tres tipos:

• Justificante de tiempo (cajón): clasificación o diploma de una carrera oficial, con nombre del participante, distancia y tiempo dentro del tramo de marca.

• Certificado médico: a nombre del inscrito y vigente en la fecha del evento.

• Licencia federativa: oficial, a nombre del inscrito, en vigor y del deporte del evento.

Si modificas un criterio aparece la etiqueta Personalizado. Con Restaurar el criterio por defecto vuelves al texto original.

Paso 2 · Preguntas

La plataforma detecta las preguntas de tipo documento de tu formulario de inscripción.

Para cada una indicas en la columna La IA lo analiza como qué debe buscar: Justificante de tiempo (cajón), Certificado médico, Licencia federativa o No analizar. Las marcadas como No analizar quedan para revisión manual.

En Opciones avanzadas puedes afinar el análisis:

• Contexto por tarifa (opcional): ayuda a la IA a interpretar cada tarifa, por ejemplo «Distancia 21 km en asfalto».

• Asignación de cajones por tiempo: define cada cajón con su tiempo Desde y Hasta (formato hh:mm:ss). Cuando la IA valide un justificante, asignará el cajón que corresponda a la marca. Puedes usar los mismos cajones para todo el evento o Distintos por tarifa, y añadir los que necesites con Añadir cajón.

Paso 3 · Analizar

Antes de procesar todo, puedes hacer una prueba. En Documentos a analizar elige una muestra de 3, 5 o 10 participantes, o Todos, y pulsa Analizar.

La IA te propone qué hacer con cada documento y los resultados aparecen abajo (se pueden Exportar).

Puedes corregir cada propuesta: ningún estado cambia hasta que la aceptes desde la lista. Si vuelves a analizar, solo se revisan los documentos nuevos o modificados.

Primero aparece una barra que muestra que la IA esta procesando todos los documentos:

A partir de aquí, puedes revisar cada resultado según los criterios aplicados y decidir si validas o rechazas las propuestas de forma manual. También puedes optar por continuar con el análisis para que la IA siga procesando la información.

Paso 4 · Modo de análisis

Eliges cómo trabajará la IA a partir de ahora y pulsas Guardar:

Manual: Solo se analiza cuando pulsas Analizar con IA o Escanear. Tú aceptas o rechazas cada propuesta.
Automático: La IA comprueba si hay documentos nuevos cada 2 horas y los procesa en lotes de hasta 200 participantes.

En modo Automático configuras además:

• Cuándo se escanea: al recibir una nueva inscripción con documentos, y/o cuando un participante ya inscrito sube o actualiza un documento (por ejemplo, tras un rechazo).

• Qué hacer con cada respuesta de la IA: si propone validar, rechazar o no puede decidir, eliges entre Validar automáticamente, Rechazar automáticamente o Dejar para revisar a mano.

Lo que quede para revisar a mano aparece como propuesta de la IA en la lista de Documentación.

Revisar y decidir documento a documento

Una vez finalizado el analísis tienes dos opciones:

Darle al icono verde de la derecha: Aceptar 18 propuestas de IA y se procesa automáticamente.

O desde Revisión de documentos o el icono de documento de cada fila abrir el revisor:

• A la izquierda, los documentos del participante y su estado (Pendiente de validar, Sin subir…).

• En el centro, el documento subido y el recuadro Análisis con IA con la propuesta de la IA (o «Este documento aún no se ha escaneado con IA»).

• Abajo a la izquierda, los botones Validar y seguir y Rechazar.

Puedes moverte entre participantes con las flechas ↑ ↓ y entre archivos con ← → del teclado.

Ej; Aquí el organizador ha decidido validar la documentación pero la IA le advierte de que debería de ser rechazado porque el tiempo detectado de 01:23:12 no cumple con la marca mínima requerida (máximo 01:15:00). · En la captura no consta la distancia de la prueba ni el nombre del evento oficial.

Ej: Así responde cuando un documento sale validado.

Así se visualiza

RECUERDA. Al validar/rechazar una documentación le llegará un correo al deportista notificando el estado de su inscripción

Buenas prácticas y preguntas frecuentes

• Empieza con una muestra. En el paso 3, analiza 3 o 5 participantes y comprueba que las propuestas tienen sentido antes de procesar todos.

• Escribe criterios claros. Cuanto más concretos (nombre, distancia, fechas, tramo de marca), mejores serán las decisiones de la IA.

• Configura los cajones en Opciones avanzadas si quieres que la IA asigne el cajón automáticamente al validar.

• En modo Automático, sé prudente al principio: deja La IA no puede decidir en Dejar para revisar a mano.

¿La IA cambia el estado de los participantes por sí sola? En modo Manual, no: nada cambia hasta que aceptas la propuesta. En modo Automático, solo si has elegido validar o rechazar automáticamente.

¿Qué pasa si un participante sube un documento nuevo tras un rechazo? Vuelve a aparecer como pendiente. En modo Automático se escanea de nuevo si tienes marcada la opción Documento subido o actualizado.

¿Puedo revisar sin usar la IA? Sí. Usa Revisión de documentos y valida o rechaza a mano.